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Urgente, importante e prioridade: em uma agência, o que é atendido primeiro?

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Urgente, importante e prioridade: em uma agência, o que é atendido primeiro?

Em uma agência de comunicação, diversas atividades são realizadas ao mesmo tempo: assessoria de imprensa, campanhas de endomarketing, produção de conteúdo, design, publicidade, atendimento de redes sociais, eventos, entre outros. Tudo isso distribuído entre diferentes clientes, cada qual com suas necessidades.

Quando pensamos em planejamento de comunicação, distribuímos as atividades, escolhemos o atendimento e definimos um prazo. Entretanto, nada é engessado por aqui: trabalhamos de forma flexível, pois sempre surgem novas demandas que precisam se encaixar ao planejamento já estabelecido. Entretanto, se não estas forem organizadas, só complicam o dia a dia na agência.

Fica o dilema: como definir prioridades se tudo parece ser urgente? Alguns fatores são levados em consideração para medir o problema e assim ser possível definir a prioridade. Organizando direitinho, essas definições nos trazem mais tempo e ganhamos em produtividade.

Dia a dia na agência: prioridade x urgência x importância

Entendemos como prioridade aquela tarefa que precisa ser feita primeiro, com mais foco e estratégia. O que causa confusão é o critério sobre o que vira prioridade: o mais urgente ou mais importante? Uma atividade importante tem prazo para ser concluída, incluindo tempo de planejamento e execução de todas as ideias envolvidas. Já uma tarefa urgente requer atenção imediata. A urgência aparece com prazo esgotando, investimento não previsto, pouco tempo hábil de trabalho, etc.

É comum que uma tarefa importante se torne urgente, caso seja negligenciada. Priorizar o cumprimento diário das tarefas importantes evita o trabalho afobado para as demandas urgentes. Sabe aquela sensação de estresse, esgotamento e atropelamento? Ela pode gerar trabalhos “meia boca”, que precisam ser refeitos por outra pessoa, causando um efeito dominó em toda a equipe. 

Organização é a palavra-chave

Não tem segredo: um bom planejamento é indispensável para um trabalho de sucesso. Cada atividade só entra em operação após aprovarmos o planejamento com o cliente e alinharmos as etapas de execução. Entretanto, além de cumprir o que foi o previsto, ficamos atentos às novas demandas que podem surgir. 

Sabendo quem fará o quê, quando uma demanda urgente chega (e pode ter certeza que eles chegam!), as tarefas já planejadas e organizadas não serão atropeladas ou esquecidas.

Não ignore o importante

Apesar de menos prioritário que uma atividade urgente, o que é importante precisa de atenção. Principalmente se pensarmos no esforço que fazemos para que ele seja executado. Este post, por exemplo, é importante. E tive um prazo para conclui-lo. Para que você pudesse ler este texto hoje, alguém fez um planejamento, delegou prazos, houve uma pesquisa, exigiu foco, tempo e organização.

Negligenciar trabalhos pequenos, porém importantes, acaba esgotando o nosso tempo. A atividade importante é mais fácil de cumprir, mas só enquanto seu status é “importante”. Quando vira urgente... bem, já sabemos o que acontece depois.

Conseguiu entender o que é prioridade? Qual critério você utiliza para definir as suas? Compartilhe sua experiência nos comentários. E lembre-se de acompanhar nosso blog para ficar por dentro do mundo da comunicação!